Систем за управљање документима

Систем за управљање документима

Систем за управљање документима је скуп рачунарских програма који се користе за складиштење електронских докумената и скенираних папирних докумената, као и за праћење докумената кроз њихов животни циклус. Електротехнички факултет у Београду је реализатор пројекта "Систем за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво".

Имплементација система за управљање документима је базирана на водећој платформи отвореног кода за системе за управљање документима - Alfresco.

Систем је имплементиран као Веб апликација - "танки" клијент и омогућава једноставан приступ са било које локације, са било ког оперативног система. Подржава рад са свим типовима докумената и обухвата интегрисане технике заштите садржаја, као и аутоматизоване процедуре за прављење резервних копија података. Преведен је и локализован на српски језик, а прати га и комплетно корисничко упутство на српском језику, како за крајње кориснике система, тако и за администраторе система.

Функционалности система обухватају:

  • Креирање предмета и докумената
  • Унос докумената у електронском облику директно у систем или унос докумената скенирањем папирних докумената
  • Категоризација докумената и предмета
  • Верзионирање
  • Закључавање/откључавање докумената
  • Управљање обрисаним документима
  • Претраживање докумената и по садржају и по атрибутима документа
  • Управљање радним током докумената
  • Праћење докумената и увид у њихово тренутно стање обраде
  • Сарадња корисника помоћу имејла, форума, дискусија
  • Конвертовање формата докумената - MS Office у ODF/PDF, PowerPoint у Flash
  • Организовање корисника преко корисничких група и улога
  • Евиденција извршених акција корисника
  • Безбедност и заштита на нивоу документа
  • Поуздана размена докумената
  • Поверљивост докумената
  • Контрола права приступа
  • Процедура за прављење редовних резервних копија

Пројекат система за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво је обухватио:

  • Снимање постојећег стања пословних процеса
  • Пројектовање решења
  • Имплементацију решења

Имплементација пројектованог решења је обухватила:

  • Имплементацију ДМС система према пројектованом решењу
  • Локализацију
  • Инсталацију
  • Обуку корисника
  • Подршка корисницима у раду са ДМС системом
  • Одржавање ДМС система

Прочитајте више о систему за управљање документима Алфреско на сајту Управе за дигиталну агенду.