Sistem za upravljanje dokumentima

Sistem za upravljanje dokumentima

Sistem za upravljanje dokumentima je skup računarskih programa koji se koriste za skladištenje elektronskih dokumenata i skeniranih papirnih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus. Elektrotehnički fakultet u Beogradu je realizator projekta "Sistem za upravljanje dokumentima u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo".

Implementacija sistema za upravljanje dokumentima je bazirana na vodećoj platformi otvorenog koda za sisteme za upravljanje dokumentima - Alfresco.

Sistem je implementiran kao Veb aplikacija - "tanki" klijent i omogućava jednostavan pristup sa bilo koje lokacije, sa bilo kog operativnog sistema. Podržava rad sa svim tipovima dokumenata i obuhvata integrisane tehnike zaštite sadržaja, kao i automatizovane procedure za pravljenje rezervnih kopija podataka. Preveden je i lokalizovan na srpski jezik, a prati ga i kompletno korisničko uputstvo na srpskom jeziku, kako za krajnje korisnike sistema, tako i za administratore sistema.

Funkcionalnosti sistema obuhvataju:

  • Kreiranje predmeta i dokumenata
  • Unos dokumenata u elektronskom obliku direktno u sistem ili unos dokumenata skeniranjem papirnih dokumenata
  • Kategorizacija dokumenata i predmeta
  • Verzioniranje
  • Zaključavanje/otključavanje dokumenata
  • Upravljanje obrisanim dokumentima
  • Pretraživanje dokumenata i po sadržaju i po atributima dokumenta
  • Upravljanje radnim tokom dokumenata
  • Praćenje dokumenata i uvid u njihovo trenutno stanje obrade
  • Saradnja korisnika pomoću imejla, foruma, diskusija
  • Konvertovanje formata dokumenata - MS Office u ODF/PDF, PowerPoint u Flash
  • Organizovanje korisnika preko korisničkih grupa i uloga
  • Evidencija izvršenih akcija korisnika
  • Bezbednost i zaštita na nivou dokumenta
  • Pouzdana razmena dokumenata
  • Poverljivost dokumenata
  • Kontrola prava pristupa
  • Procedura za pravljenje redovnih rezervnih kopija

Projekat sistema za upravljanje dokumentima u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo je obuhvatio:

  • Snimanje postojećeg stanja poslovnih procesa
  • Projektovanje rešenja
  • Implementaciju rešenja

Implementacija projektovanog rešenja je obuhvatila:

  • Implementaciju DMS sistema prema projektovanom rešenju
  • Lokalizaciju
  • Instalaciju
  • Obuku korisnika
  • Podrška korisnicima u radu sa DMS sistemom
  • Održavanje DMS sistema

Pročitajte više o sistemu za upravljanje dokumentima Alfresko na sajtu Uprave za digitalnu agendu.